Informativa sulla privacy

La presente informativa descrive come RegolaAI (di seguito, il "Servizio"), accessibile all'indirizzo https://regolai.it, raccoglie e tratta i dati personali degli utenti che visitano il sito, si registrano o utilizzano la piattaforma.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è [RAGIONE SOCIALE — completare], P.IVA [P.IVA — completare] (di seguito, il "Titolare").

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile scrivere a: supporto@regolai.it.

2. Tipologie di dati trattati

• Dati di registrazione e account: nome, cognome, indirizzo email, password (conservata esclusivamente in forma cifrata tramite hashing), denominazione dell'azienda di appartenenza e ruolo.
• Dati di fatturazione e pagamento: dati anagrafici e fiscali necessari alla fatturazione. I dati delle carte di pagamento sono trattati direttamente da Stripe e non transitano né vengono conservati sui nostri sistemi.
• Contenuti caricati dall'utente: contratti, documenti e testi caricati sulla piattaforma, che possono contenere dati personali di terzi. Per tali dati il cliente agisce come titolare del trattamento e il Titolare come responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR (si veda il Data Processing Agreement).
• Dati di utilizzo: log tecnici (indirizzo IP, data e ora di accesso, azioni rilevanti sulla piattaforma) raccolti per finalità di sicurezza e audit.
• Comunicazioni: contenuto delle email inviate al supporto.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

• Erogazione del Servizio (creazione e gestione dell'account, analisi dei documenti, scadenzario, notifiche): esecuzione del contratto ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
• Fatturazione e adempimenti fiscali e contabili: obbligo legale ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.
• Sicurezza della piattaforma, prevenzione di abusi e frodi, registrazione di log di audit: legittimo interesse del Titolare ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
• Comunicazioni di servizio (email transazionali: verifica dell'indirizzo, reminder di scadenze, notifiche sull'account e sui pagamenti): esecuzione del contratto ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR. Le email di notifica non essenziali possono essere disattivate in qualsiasi momento tramite il link di disiscrizione presente in ogni messaggio o dalle impostazioni dell'account.
• Riscontro alle richieste di supporto: esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori in fase di registrazione è necessario per l'erogazione del Servizio; il mancato conferimento comporta l'impossibilità di utilizzare la piattaforma.

4. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

I dati sono trattati con strumenti informatici e telematici, adottando misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR, tra cui: cifratura dei dati sensibili a riposo (AES-256), cifratura delle comunicazioni in transito (TLS), isolamento logico dei dati per ciascun cliente (architettura multi-tenant), controllo degli accessi basato sui ruoli, log di audit e backup periodici.

5. Destinatari dei dati e sub-responsabili

I dati personali possono essere comunicati a fornitori che erogano servizi strumentali al funzionamento della piattaforma, nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR:

I dati non sono oggetto di diffusione né di cessione a terzi per finalità di marketing. Potranno essere comunicati ad autorità pubbliche esclusivamente nei casi previsti dalla legge.

6. Trasferimenti extra-UE

Alcuni fornitori indicati al punto precedente hanno sede negli Stati Uniti. In tali casi il trasferimento dei dati avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell'art. 46 GDPR, integrate ove necessario da misure supplementari (cifratura, minimizzazione dei dati trasmessi), ovvero, ove applicabile, sulla base di una decisione di adeguatezza (ad es. EU-U.S. Data Privacy Framework per i fornitori certificati).

7. Periodo di conservazione

• Dati dell'account e contenuti caricati: per l'intera durata del rapporto contrattuale e fino a 30 giorni dalla cancellazione dell'account, salvo diversa richiesta del cliente.
• Dati di fatturazione: 10 anni, in adempimento degli obblighi civilistici e fiscali.
• Log tecnici e di sicurezza: fino a 12 mesi, salvo esigenze di accertamento di illeciti.
• Comunicazioni con il supporto: per il tempo necessario alla gestione della richiesta e, successivamente, per finalità difensive.

8. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, l'interessato ha il diritto di:

• ottenere l'accesso ai propri dati personali e una copia degli stessi;
• ottenere la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti;
• ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti dall'art. 17 GDPR;
• ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall'art. 18 GDPR;
• ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico (portabilità);
• opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse, per motivi connessi alla propria situazione particolare.

Le richieste possono essere inviate a supporto@regolai.it. Il Titolare risponderà entro un mese dal ricevimento della richiesta.

9. Reclamo all'autorità di controllo

L'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati violi il GDPR ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede o lavora.

10. Processi decisionali automatizzati

Il Servizio utilizza sistemi di intelligenza artificiale per analizzare i documenti caricati dagli utenti. Tali analisi hanno finalità esclusivamente informative e di supporto: non producono effetti giuridici sugli interessati né decisioni automatizzate ai sensi dell'art. 22 GDPR. I documenti caricati non vengono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

11. Modifiche alla presente informativa

Il Titolare si riserva di aggiornare la presente informativa. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli utenti registrati via email o tramite avviso in piattaforma. La versione aggiornata è sempre disponibile a questa pagina.